Kim jest wirtualny asystent?
Wirtualna asystentka (lub asystent) to nikt inny jak odpowiednik asystentki biurowej, z tą różnicą, że pracuje ona zdalnie. Zatem taka osoba może zajmować się np. prowadzeniem firmy od kuchni: korespondencją, płatnościami, odpowiadaniem na bieżącą korespondencję, odbieraniem telefonów, ale nie tylko. Dziś wiemy, że w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych lub naprawdę małych firm, takie usługi mogą wydać się niepotrzebne, ale co w przypadku sklepów internetowych? Jak skupić się na kreatywnym podejściu do biznesu, gdy zasypują nas codzienne sprawy biurowe? W takiej sytuacji idealna może okazać się wirtualna asystentka.
Zleć zamiast zatrudniać
Plusem wirtualnych asystentów, jest nie tylko ich pełna dyspozycyjność, ale przede wszystkim wszechstronność. Asystent może za Ciebie nie tylko odpowiedzieć na maile, czy dokonać bieżących płatności, ale pomoże zrobić research, uzupełnić stronę internetową, czy skontaktować się z podwykonawcami i przejąć rolę etatowego project managera. O ile takiego project managera musiałbyś zatrudnić w swojej firmie, tak wirtualny asystent prowadzi własną działalność i pracuje na zasadzie outsorcingu. Zazwyczaj wystawia Ci fakturę, którą możesz wrzucić w koszty prowadzenia firmy, co jest dodatkowym atutem.
Wirtualny asystent – dla kogo to praca?
To doskonałe pytanie. Zdawać by się mogło, że to praca dla każdego z komputerem i telefonem, ale oprócz tych podstawowych narzędzi, przede wszystkim liczą się kompetencje. Raczej nie będziesz dobrym asystentem nie będąc punktualny i systematyczny – to wręcz fundament tej pracy.
Idealny wirtualny asystent łączy w sobie kompetencje księgowego, office managera, kreatywnego, programisty i project managera. prawda jest taka, że o zakresie obowiązków wirtualnych asystentów decyduje rynek, bo to od zleceniodawcy zależy spektrum współpracy.
W Polsce najczęściej wirtualni asystenci pomagają w prowadzeniu sklepów internetowych i firm zajmujących się prowadzeniem szkoleń online. To do kontaktu z klientem i rozliczeń, a potem organizacji, zatrudniany jest wirtualny asystent.
Jak to jest być wirtualną asystentką?
W tym tekście postanowiłam oddać głos osobom, które od jakiegoś czasu prowadzą działalność wirtualnego asystowania. Jedna z nich, prowadzi działalność od roku, druga jest na rynku już od kilku lat.
Joanna Sidelnikow-Brzozowska w branży od 2016 roku, Agata Boba od 2019.
Jakie zlecenia najczęściej do Was trafiają?
Agata: Największe doświadczenie mam w projektowaniu na potrzeby internetu i druku, więc bardzo duża część moich zadań to tematy około graficzne. Co je wyróżnia od zadań typowo graficznych to to, że są nieco szersze. Na przykład, jeśli mam za zadanie przygotować klientowi folder reklamowy, często muszę, oprócz zaprojektowania go, opracować jego tekst tak, by przedstawić produkt lub usługę klienta w atrakcyjny dla odbiorcy sposób, ponadto zrobić research, gdzie i w jakiej cenie można folder wydrukować. Na mojej głowie jest też kontakt z drukarnią i kurierem.
Joanna: Szerokość kompetencji i zadań Wirtualnych Asystentek jest ogromna. Ja specjalizuję się w pracy z blogerami, influencerami i właścicielami średnich sklepów internetowych, dlatego moje zadania wiążą się z bieżącym wsparciem ich działań (zadania administracyjne, często księgowe, jak wystawianie faktur czy porządek w wirtualnych dokumentach, obsługa klienta mailowa i telefoniczna), pomoc w tworzeniu nowych produktów elektronicznych, kompleksowa obsługa kursów online oraz newslettera, często też wsparcie podczas webinarów oraz burzy mózgów. Wrzucanie postów blogowych i wyszukiwanie informacji. Pracuję z klientami długofalowo, więc pomagam na różnych polach ich działalności.
Drugi obszar, w którym sporo działam, to social media, czyli planowanie komunikacji w mediach społecznościowych, zarówno pod względem graficznym, jak i tekstowym. Jestem fanką budowania wokół marek społeczności i pozostawania w kontakcie z klientem „na wyciągnięcie ręki”, a taką możliwość dają social media. Do moich obowiązków należy więc również komunikacja z klientem, który nawiązuje kontakt z marką na jej profilach społecznościowych, czy to poprzez komunikatory, czy komentarze.
Takie dwa obszary mogę wyróżnić, jako główne, ale chciałabym podkreślić, że zleceniodawcy mogą i korzystają z tego, żeby delegować mi zadania z kategorii „różne”, czyli takie, które ktoś musi zrobić, ale do facto nie ma kto. Na przykład: przygotowanie ogłoszenia o wakacie, kontakt z podwykonawcami, wyszukanie producentów specyficznego produktu i porównanie ofert, sprawdzenie pod względem UX strony internetowej czy sklepu, wprowadzanie zmian w sklepach internetowych itd.
Kim jest typowy klient wirtualnych asystentów?
Agata: Mój typowy klient, to osoba, która prowadzi biznes online, często działająca w obszarze e-commerce, która po prostu nie wyrabia się z zadaniami, jakie piętrzą się, gdy w pojedynkę lub niewielkim zespole, prowadzi się biznes. Próbuje po trochu zrobić wszystko, co trzeba, a na koniec dnia okazuje się, że większość czasu odpowiadała na maile, zamawiała tusz do drukarki, robiła przelewy i usiłowała z doskoku popchnąć do przodu to, co faktycznie chciała zrobić. Zazwyczaj są to osoby urodzone w latach 70 i 80-tych, dla których korzystanie z Internetu jest naturalne, jak oddychanie, więc nie czują się niepewnie delegując pracę osobie, której nie widzieli i nie zobaczą na własne oczy.
Joanna: Jest to właścicielka lub właściciel małej, ale prężnie działającej firmy, bądź takiej która rozwija się i potrzebuje dodatkowej ręki do pracy – niekoniecznie etatowego pracownika. Chociaż znam asystentki pracujące na stałe na dużych spółek. Moi klienci to raczej freelancerzy, marki osobiste, które potrzebują osoby odciążającej w codziennych zadaniach, które niekiedy zajmują im zdecydowanie więcej czasu, niż mnie.
Jakie najdziwniejsze zlecenie wykonywałaś?
Agata: Pisanie „na już” instrukcji obsługi produktu w języku, którego nie znam.
Joanna: Trudne pytanie! Chyba na początku mojej drogi zawodowej 4 lata temu znalezienia prezentów na Gwiazdkę dla całej rodziny! Zupełnie nie zajmuję się zadaniami z gatunku „wsparcia osobistego”. Ale wiem, że dla wielu wirtualnych asystentów to chleb powszedni.
Jak widzisz przyszłość tej branży?
Agata: Wydaje mi się, że najlepsze czasy dla wirtualnych asystentów są cały czas przed nami, bo zarówno komunikowanie się, jak i wykonywanie pracy zdalnie, będzie zyskiwać na popularności. Mam wrażenie, że przyspieszy to obecna pandemia, która pokazuje, że w wielu branżach można prowadzić działania nie będąc obecnym w biurze. Wydaje mi się, że sporo przedsiębiorców, którzy byli do tej pory sceptycznie nastawieni do korzystania z usług pracowników na odległość, zobaczyło pozytywne strony takiej pracy i przekonało się, że to działa. Co za tym idzie, będą bardziej skłonni skorzystać z usług wirtualnych asystentów, jak tylko dowiedzą się, że ktoś taki istnieje, bo myślę, że nadal jest to mało znany zawód.
Joanna: Myślę, że będzie coraz większe zapotrzebowanie na pracowników zdalnych, wspierających godzinowo biznesy. Jest to optymalizacja kosztów, ale też korzystanie często ze wsparcia specjalistów w danej dziedzinie. Jeszcze 4 lata temu było nas dosłownie kilkoro w Polsce, teraz z miesiąca na miesiąc jest coraz więcej świetnych asystentek, a klienci wciąż ich poszukują.
Zarobki – o jakich pieniądzach mowa? Czy można się z tego utrzymać?
Agata: Znam osoby, które się z tego utrzymują, ale ja nigdy nie postawiłam spraw na jedną kartę i na ten moment nie planuję w 100% zajmować się tylko wirtualnym asystowaniem. Pieniądze, które w ten sposób zarabiam nie są więc jedynym źródłem mojego dochodu, a jedynie składową. Zarobki zależą oczywiście od tego, jakie zadania wykonujesz i ile czasu na nie poświęcasz. Niektóre zadania nie wymagają specjalistycznej wiedzy i może je robić osoba bez doświadczenia i specyficznych umiejętności, inne są rzadziej spotykane, co pozwala na negocjowanie wyższych kwot. Wirtualni asystenci zazwyczaj rozliczają się za przepracowane godziny, a stawki zaczynają się od 35-40 zł/h. Równie dobrze można jednak zarabiać dwa razy tyle i więcej. Najlepsze wirtualne asystentki zarabiają w miesiącu pięciocyfrowe kwoty.
Joanna: Stawki są bardzo różne, niestety wiele początkujących osób zaniża stawki, co nie jest dobre. Za godzinę pracy trzeba się liczyć z wydatkiem minimum 50 zł netto, im trudniejsze bardziej specjalistyczne zadania, tym stawka idzie w górę.
Spokojnie można się z tego utrzymać, sama utrzymuję się tylko z pracy asystentki od trzech lat. Jednak większość klientów chce współpracować na fakturę w ramach działalności gospodarczej, więc planując swoje stawki trzeba pamiętać o wszystkich konsekwencjach jakie niesie prowadzenie działalności gospodarczej.
Ilu musisz mieć zleceniodawców, by mieć płynność finansową?
Agata: Muszę odpowiedzieć ulubionym: to zależy. Zależy od tego ile trzeba ci pieniędzy, żeby mieć płynność finansową oraz tego, ile pracy mają dla ciebie poszczególni zleceniodawcy i ile ci za nią zapłacą. Trzeba dążyć do znalezienia klientów, którym będziesz potrzebna nie doraźnie, a na stałe, co miesiąc. Można wtedy mówić o jakiejkolwiek stabilności finansowej. Opieranie swoich finansów na ciągłym szukaniu nowych, drobnych zleceń na dłuższą metę będzie mało efektywne i nie da poczucia stabilizacji.
Joanna: U mnie są to cztereh stali klienci oraz kilku klientów z którymi współpracuję cyklicznie. Ważne jest to, żeby mieć w danym miesiącu zaklepaną minimalną ilość godzin, która daje stałą pensję oraz pokryje koszty działalności. Wszystko zależy od stawek i zadań. Dzięki intensywnym ostatnim miesiącom mogę pozwolić sobie na minimalną ilość pracy w czerwcu, lipcu i sierpniu.
Wirtualny asystent – kusząca praca?
Według mnie tak, szczególnie dla osób szukających innej formy zatrudnienia, niż praca w biurze, na etacie. Warto pamiętać o tym, że bycie wirtualnym asystentem to niezwykła szansa na pracę „biurową” dla osób z małych miejscowości, nie chcących przeprowadzić się do dużego miasta. To daje szansę na miejskie zarobki w małym miasteczku, tym bardziej, że póki co, z usług wirtualnych asystentów korzystają głównie klienci z dużych miast i z branży online.
Dla wszystkich zainteresowanych taką formą zarabiania, Joanna Sidelnikow-Brzozowska ma jeszcze dobrą radę.
Trzeba pamiętać, że praca z domu to też praca. Mój dzień to nie dwie godzinki przed komputerem i to by było na tyle. To praca jak każda inna, jednak na własnych zasadach i z większa mobilnością. Wkurza mnie mit, że praca wirtualnej asystentki to leżenie i klikanie na komputerze, a pieniądze same płyną. To często dodatkowa nauka po pracy, szkolenia, stresujące sprzedaże u klientów i utracone współprace. Ale mimo wszystko warto!