Przedsiębiorca starający się o odzyskanie należności często wstępuje na drogę sądową, co jednak wiąże się z pewnymi kosztami, jest też procedurą rozciągniętą w czasie. Zamiast tego pierwszym krokiem, jaki może poczynić przedsiębiorca, jest wystosowanie odpowiedniego pisma, czyli przedsądowego wezwania do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty – wzór
Przedsądowe wezwanie do zapłaty to sposób odzyskanie należnych pieniędzy zaliczany do tzw. miękkiej windykacji, który często przynosi oczekiwane rezultaty. Metoda ta pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć niepotrzebnych kosztów. Jak wygląda wzór wezwania do zapłaty? Tak naprawdę nie ma jednego sposobu konstruowania ponaglenia do zapłaty, dlatego tworzący je przedsiębiorca może wybrać zupełnie dowolną formę. Tym, o czym należy pamiętać, przygotowując ponaglenie, jest odpowiedni język – stanowczy i oficjalny. Pismo przedsądowe ma skłonić dłużnika do uregulowania długu, musi też zawierać kilka najważniejszych elementów:
- datę i miejsce przygotowania dokumentu,
- dane wierzyciela i dłużnika,
- kwotę długu oraz termin spłaty,
- numer rachunku, na który mają wpłynąć pieniądze,
- stosunek prawny wyjaśniający powstanie obowiązku zapłaty, np. wystawienie faktury,
- podpis wierzyciela przygotowującego wezwanie do zapłaty.
Termin spłaty, który pojawia się na wezwaniu do zwrotu pieniędzy, ustala wierzyciel. Tu również panuje dowolność, bardzo często jednak wybierany jest termin 7- lub 14-dniowy. Prośbę o uregulowanie płatności można wysłać w dowolnym momencie, trzeba jednak pamiętać, że im więcej czasu minie, tym mniejsze szanse na odzyskanie należności na drodze polubownej. Można również wysłać kilka wezwań do zapłaty, jeśli jednak kolejne z rzędu nie przyniesie rezultatu, należy zaprzestać takiej praktyki i podjąć bardziej stanowcze kroki. Pismo o zwrot pieniędzy należy wysyłać listem poleconym.
O czym warto pamiętać, pisząc wezwanie do zwrotu pieniędzy?
Sugeruje się, aby ponaglenie do zapłaty zawierało również informację o tym, jakie kroki podejmie wierzyciel w przypadku nieotrzymania należności. Może to być przestroga przed wejściem na drogę sądową albo ostrzeżenie o wstrzymaniu dostaw towarów. Pismo o zwrot pieniędzy może również zawierać adnotację o kosztach postępowania sądowego, które poniesie dłużnik, czy też o możliwości sprzedaży długów lub przekazaniu stosownej informacji do baz danych o osobach zadłużonych. Również forma graficzna sporządzonego pisma powinna być bardziej dopracowana – warto podkreślać czy wytłuszczać najważniejsze kwestie.
Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty
Jeśli wysyłane wezwania nie przynoszą rezultatów, a dłużnik nie reguluje swoich należności, wierzyciel może wystosować ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty. Jest to ostrzeżenie o zamiarach wszczęcia postępowania sądowego przeciwko dłużnikowi. Ważną składową pisma są dowody na podjęcie prób porozumienia się z wierzycielem i polubownego załatwienia sprawy. Pismo wyglądem i formą przypomina zwykłe wezwanie do zapłaty (zawiera te same elementy). Czasem takie ponaglenie zapłaty jest motywujące i skłania dłużnika do uregulowania zobowiązania. Podstawą prawną regulującą kwestie tworzenia wezwań do zapłaty jest art. 455 Kodeksu cywilnego. Najczęściej sporządzane są wezwania do zapłaty czynszu, abonamentu, alimentów, grzywny, kary umownej, zaległego wynagrodzenia, faktury, kosztów sądowych i zadośćuczynienia. Praktykuje się również wysyłanie ponaglenia do zapłaty mailem – pismo może być załącznikiem bądź znajdować się w treści głównej wiadomości.