Podpis elektroniczny – zwykły i kwalifikowany. Jak działa i dlaczego warto go mieć?

Podpis elektroniczny w porządku prawnym po raz pierwszy znalazł się w „Dyrektywie Wspólnotowej o Infrastrukturze Podpisów Elektronicznych” (1999/93/EC), zastąpionej w 2006 roku „Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym”. W polskim prawie podpis elektroniczny po raz pierwszy został wprowadzony w 2001 roku Ustawą o podpisie elektronicznym. Od 2016 roku regulowany i definiowany jest poprzez Ustawę o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. z 2019 r., poz. 162).

Podpis elektroniczny – funkcje i rodzaje. Jak uzyskać podpis elektroniczny?

Bezpieczny podpis elektroniczny zapewnia taką samą moc prawną dokumentom jak tradycyjny własnoręczny podpis. Dzięki temu za pośrednictwem internetu można dopełniać wielu formalności. Ze względu na charakter i złożoność konkretnego sposobu identyfikacyjnego podpisy elektroniczne można podzielić na bezpieczne i zwykłe.

Zwykłym podpisem elektronicznym określa się podpis, który stosuje się np. w korespondencji mailowej. Wbrew pozorom nie jest to podpis nieważny. W wielu aspektach będzie on brany pod uwagę przed sąd. Dotyczy to np. porozumień z pracodawcą. Z tego powodu warto nie usuwać ważnej korespondencji.

Bezpieczny (kwalifikowany) elektroniczny podpis przyporządkowany jest wyłącznie do jednej osoby i powiązany z jej danymi. Zgodnie z nazwą podpis kwalifikowany jest znacznie bezpieczniejszy, ponieważ jego autentyczność i zgodność potwierdzone są certyfikatem kwalifikowanym Narodowego Centrum Certyfikacji. Nabyć go można m.in. na stronie internetowej Krajowej Izby Rozliczeniowej (e-podpis Szafir). Co ważne, cena podpisu kwalifikowanego dotyczy korzystania z niego tylko przez rok lub dwa i kosztuje odpowiednio około 200 i 300 złotych brutto. Po roku bądź dwóch latach bezpieczny podpis staje się nieważny. Konieczne jest wówczas przedłużenie jego ważności, co również jest płatne.

Wraz z aktywacją podpisu bezpiecznego otrzymuje się także kartę kryptograficzną i – przy dodatkowej zapłacie – czytnik elektroniczny. Narzędzia te umożliwiają stworzenie własnego podpisu i przeniesienie go do rzeczywistości cyfrowej w specjalnie zabezpieczony sposób.

Do czego można wykorzystywać podpis elektroniczny?

W dobie coraz szybszego tempa życia konieczność przesyłania tradycyjnej korespondencji papierowej bądź stawiania się w wybranych urzędach może być nie lada dyskomfortem. Dotyczy to zwłaszcza przedsiębiorców, którzy doskonale znają prawdziwość powiedzenia: „Czas to pieniądz”. Wyrobienie bezpiecznego podpisu elektronicznego umożliwia wykonywanie wielu czynności online. Do najważniejszych należą:

• składanie e-deklaracji ZUS,
• składanie elektronicznych rozliczeń podatkowych,
• podpisywanie faktur i umów,
• uczestnictwo w przetargach publicznych,
• składanie dokumentów do urzędów administracji publicznej,
• uwierzytelnianie transakcji w banku.

Na powyższych przykładach można dostrzec, że posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w praktyce pozwala na znaczne zaoszczędzenie czasu. Przedsiębiorcy, którzy codziennie muszą odpowiadać na kilkadziesiąt e–maili, zatwierdzać tyle samo faktur i podpisywać kilka umów, mogą zyskać nawet do kilku godzin. Podpis elektroniczny można bezpiecznie stosować do podpisywania różnego rodzaju dokumentów, a jego obsługa jest wyjątkowo prosta – zajmuje mniej czasu niż fizyczne podpisanie dokumentu papierowego.