Księgowość online, czyli?
Zacznijmy od tego, czym jest księgowość online i czym różni się od współpracy z tradycyjnym biurem księgowym. Księgowość online to usługa, która bazuje na specjalnej aplikacji wyposażonej w narzędzia księgowo-finansowe. Za jej pomocą możesz w wygodny i łatwy sposób prowadzić księgowość swojej firmy. Aplikacja ma szeroki zakres funkcjonalności. Umożliwia m.in.:
- wystawianie faktur,
- obliczanie składek ubezpieczenia do ZUS, zobowiązań podatkowych, np. VAT,
- księgowanie faktur kosztowych i sprzedaży,
- generowanie i wysyłanie JPK,
- wysyłanie e-deklaracji,
- ewidencję Księgi Przychodów i Rozchodów.
Oprócz powyższych księgowość online oferuje wiele innych możliwości – w zależności od firmy i rodzaju pakietu, który wybierzesz. Możesz skorzystać np. z bazy danych CRM, narzędzi do monitoringu rozliczeń, tworzenia wykresów i analiz, czy – jeśli prowadzisz sklep internetowy – dokonać integracji księgowości online z Twoją platformą sklepową.
Podsumowując, księgowość online to zestaw narzędzi, które pomagają samodzielnie przeprowadzić niezbędne procesy księgowe w Twojej firmie. Wystarczy tylko dostęp do internetu i programu księgowości online, aby móc korzystać z tej usługi w dowolnym miejscu i czasie. Od współpracy z tradycyjnym biurem księgowym odróżnią ją właśnie aplikacja, którą sam obsługujesz, niższe koszty, ale także, co dla niektórych może być minusem, brak ciągłego kontaktu z księgową bezpośrednio przypisaną do Ciebie.
Rodzaje księgowości online – dla każdego coś dobrego
Księgowość online to nie tylko samodzielna praca ze specjalną aplikacją. Usługa ta jest dość różnorodna, dlatego łatwo możesz ją dopasować do swoich potrzeb. Możemy wyróżnić:
- księgowość online prowadzoną samodzielnie w aplikacji – sam wystawiasz faktury, dodajesz koszty czy generujesz deklaracje podatkowe. Programy są tak konstruowane, żeby jak najbardziej ułatwić Ci prowadzenie księgowości, więc wiele funkcji dzieje się automatycznie, np. jak wystawiasz fakturę, to program od razu zapisuje przychód w księdze przychodów i rozchodów, aplikacja też wylicza m.in. kwoty podatków, które musisz opłacić.
- księgowość online, ale prowadzona również przez księgowych – połączenie dwóch funkcji – masz dostęp do aplikacji, wystawiasz w niej faktury, ale nad wszystkich czuwa księgowy. Weryfikuje poprawność faktur, księguje je, wysyła deklaracje podatkowe do urzędów, reprezentuje Cię przed urzędami.
- księgowość online, ale połączona z Twoim bankiem – na rynku są też rozwiązania oferowane przez niektóre banki, które łączą księgowość internetową z kontem bankowym. Polega to na tym, że Twoje konto firmowe jest połączone z narzędziem kasowym. Możesz je obsługiwać w swojej e-bankowości i kontrolować na bieżąco rozliczenia finansowe swojej firmy.
Prowadzenie księgowości online – dla kogo?
Ta forma prowadzenia księgowości będzie dobrym wyborem dla przedsiębiorców prowadzących mikro- i małe firmy, sklepy internetowe, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych, są płatnikami VAT lub/i są podatkiem liniowym. Korzystanie z tej usługi jest bowiem znacznie tańsze niż współpraca z tradycyjnym biurem rachunkowym. Aplikacje księgowości online są proste w obsłudze i intuicyjne, więc nie ma obaw o to, że nie poradzisz sobie z rozliczeniami czy wystawianiem faktur. W przypadku pytań, trudności w większości ofert na rynku masz zapewniony dostęp do porad księgowego – czy to telefonicznych czy online – poprzez czat.
Jest to dobra propozycja dla osób, które nie obawiają się korzystania z nowych technologii i którym aż tak bardzo nie zależy na osobistym i regularnym kontakcie z księgowym.
Zalety księgowości online
Jakie więc są zalety prowadzenia księgowości online? Co skłania przedsiębiorców do korzystania z tej usługi? Przede wszystkim są to:
- Niższe koszty – korzystanie z księgowości online jest znacząco tańsze niż zatrudnienie księgowej. Dodatkowo jest atrakcyjniejsze cenowo niż współpraca z zewnętrznym biurem rachunkowym, którego koszt jest zazwyczaj uzależniony od ilości Twoich faktur sprzedażowych i kosztowych, a także rachunków. W przypadku księgowości online koszt jest stały, niezależnie od liczby Twoich dokumentów.
- Wszystko w jednym miejscu – potrzebujesz sięgnąć do archiwalnych raportów? Nic prostszego. Wystarczy zalogować się do aplikacji, gdzie znajdziesz wszelkie wcześniejsze deklaracje VAT, raporty przychodów, wydatków, rozliczenia podatków i ZUS itd.
- Integracja z platformami zakupowymi czy innymi narzędziami
- Dostępność 24h – księgowość online jest dostępna cały czas, więc możesz dokonywać rozliczeń, kiedy i gdzie chcesz.
- Przydatne usługi dodatkowe w jednej aplikacji – korzystając z księgowości online masz dostęp do różnych funkcji dodatkowych – w zależności od dostawcy i pakietu, który wybierzesz. Są to np. system magazynowy, który ułatwi Ci ewidencję towarów czy system CRM, który usprawnia kontakt z klientami i kontrahentami. Do tego możesz korzystać z rozbudowanych narzędzi analitycznych. Przy pomocy jednego narzędzia możesz przeprowadzić kompleksową obsługę dokumentacji w firmie.
- Kontrola finansów firmy – aplikacja zestawia sumę wydatków Twojej firmy i jej przychodów. Dzięki temu na bieżąco masz dostęp do informacji o aktualnym wyniku finansowym przedsiębiorstwa.
- Bezpieczeństwo – dane przekazywane w systemie są szyfrowane i przechowywane w serwerowniach odpowiadających najwyższym standardom bezpieczeństwa. Dodatkowo, dzięki temu, że są archiwizowane, w razie utraty dokumentacji, możesz ją zawsze odzyskać.
Księgowości online – czy ma jakieś wady?
Księgowość online to wygodne i tanie rozwiązanie, ale oczywiście nie każdemu może się spodobać taka forma prowadzenia księgowości. Jakie mogą być ewentualne wady tego rozwiązania?
Programy księgowości online są tworzone tak, żeby były jak najbardziej intuicyjne i szybkie w obsłudze i rzeczywiście tak jest. Jednak zwłaszcza na początku możesz poświęcać trochę więcej czasu na zapoznanie się z programem i dokonanie niezbędnych rozliczeń.
Osobom, które cenią sobie bezpośredni kontakt, może przeszkadzać brak spotkań face to face z księgowym, jak w przypadku, gdybyśmy zatrudnili w firmie własnego księgowego, który w razie problemów, zawsze jest pod ręką. Jednak w usłudze online zazwyczaj jest gwarantowane wsparcie księgowego, więc możesz z nim porozmawiać, skonsultować sprawę telefonicznie lub poprzez e-mail czy czat.
Ile to kosztuje?
To jedna z podstawowych kwestii przy wyborze usługi – ile tak naprawdę kosztuje księgowość online w porównaniu ze współpracą z biurem rachunkowym? Jak wspomnieliśmy wyżej, współpraca z zewnętrznym biurem jest obwarowana limitami, jeśli chodzi o liczbę dokumentów w miesiącu, co może czasami być kłopotliwe i generować dodatkowe koszty. Trudno więc podać jedną kwotę dla tego typu usługi, zwłaszcza że zmienia się ona nie tylko wraz z liczbą dokumentów, ale także w zależności od miejscowości, w której prowadzisz firmę. W mniejszych miastach takie usługi będą tańsze niż w największych ośrodkach. Średnia cena obsługi księgowej będzie wynosić ok. 100-120 zł. W przypadku księgowości online, która jest nielimitowana, trzeba zapłacić zazwyczaj ok. 35 zł/mies. – za pakiet, w którym sam obsługujesz aplikację i wstawiasz faktury.
Ranking programów księgowych
| Firma | Koszty | Funkcjonalności | Kontakt z księgową | Promocje |
| inFakt | 12 zł/mies. – wystawianie faktur, infolinia ekspertów inFakt 19 zł – wystawianie faktur: infolinia ekspertów inFakt, rozczytywanie kosztów, wysyłka deklaracji, szybkie płatności za ZUS, podatki i koszty; od 129 zł/mies. – wystawianie faktur, stała opieka księgowego, koszty księguje księgowy, deklaracje wysyła księgowy, szybkie płatności za ZUS, podatki i koszty, pełna odpowiedzialność za księgowość. | Funkcjonalna i nowoczesna aplikacja mobilna przypomni o zbliżających się terminach płatności. Kiedy dodajesz fakturę kosztową, aplikacja przelicza wysokość podatków. Nie musisz przepisywać danych – są automatycznie rozczytywane ze zdjęcia faktury, zapisywane i wysyłane do księgowego. W aplikacji masz ułatwiony kontakt ze swoim księgowym. Masz do dyspozycji infolinię ekspertów od poniedziałku do soboty 7:00 – 22:00. | Tak – poprzez aplikację, telefon | Darmowa wersja aplikacji nie ograniczona czasowo – możesz wystawiać w niej do 3 faktur miesięcznie. |
| wFirma | 35 zł/mies. Obecnie obowiązuje promocja 0,35 zł/mies. Wykupując dostęp na rok, w przeciwnym wypadku nor,malnie cena 45 zł/mies. W promocji 0,45/mies. | W ramach księgowości online otrzymujesz m.in.: automatyczne księgowanie faktur; pobieranie aktualnych danych z GUS; księgowanie raportów fiskalnych online, tworzenie w systemie raportów dobowych, księgowanie automatycznie sprzedaży na koniec każdego miesiąca; oprogramowanie do fakturowania; prowadzenia gospodarki magazynowej; CRM; rozliczanie płatności z e-bankowości. | Tak – poprzez czat, e-mail lub formularz kontaktowy | 30 dni za darmo. Obecnie promocja na usługę – 99 proc. taniej |
| iFirma | 37,5 zł/mies. – jeśli zapłacisz z góry za 6 miesięcy, inaczej 45 zł/mies. | Prosty system do prowadzenia księgowości. Możesz przesyłać dokumenty online, a system zaksięguje je automatycznie, eliminując możliwość popełnienia błędu System umożliwia prowadzenie magazynu, CRM, wysyłanie e-deklaracji, JPK. | Tak – poprzez telefon, czat lub e-mail | 30 dni za darmo |
| Streamsoft Firmino | 18 zł/mies. | W ramach księgowości online możesz korzystać m.in. z: fakturowania, automatycznego wystawiania i wysyłania faktur cyklicznych, efektywnej kontroli nad magazynem; korzystać z analiz i zestawień, bazy CRM, płatności online, a nawet usług windykacji. Sreamsoft Firmino wyróżnia proste wprowadzanie kosztów. | Nie | 90 dni bezpłatnego okresu testowego |
| 360Księgowość | 29 zł/mies. – Pakiet KPiR Standard; 49 zł/mies. – Pakiet KPiR Pro; 69 zł/mies. – Pakiet Pełna Księgowość Standard; 89 zł/mies. – Pakiet Pełna księgowość Pro; 99 zł/mies. – Pakiet Biuro Standard; 129 zł/mies. – Pakiet Biuro Pro. | W ramach programu można m.in. wystawiać faktury sprzedaży czy obliczyć wysokość składek ZUS i zaliczek na PIT. Dostępne są funkcje z zakresu KPiR, rejestry i deklaracje VAT, JPK, FIFO. | Tak – poprzez telefon lub e-mail. | Bezpłatnie – Pakiet KPiR Free oraz Pakiet Pełna Księgowość Free |
Fot. Pixabay