Piętrzące się stosy faktur, paragonów czy umów potrafią przyprawić o zawrót głowy. Minimaliści pewnie chcieliby wyrzucić wszystko. Niestety, większość tych dokumentów jest nam potrzebna. Które, po co i jak długo – o tym piszę poniżej. Jak przechowywać? Tak, żebyś widział, gdzie i co masz. Najlepiej w segregatorach, pudełkach lub teczkach, wszystko posegregowane kategoriami i datami ważności.
Jak długo przechowywać PIT-y i dokumenty podatkowe?
Zgodnie z polskim prawem Urząd Skarbowy może Cię poprosić o przedstawienie dokumentacji związanej z rozliczeniem podatkowym aż 5 lat wstecz, dlatego:
- PIT-y,
- wszelkie deklaracje,
- rachunki, na podstawie których skorzystało się z ulgi podatkowej,
- pocztowe potwierdzenia nadania,
- potwierdzenia elektroniczne,
trzeba przechowywać 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie podatkowe.
Jak długo przechowywać polisy ubezpieczeniowe i aneksy do polis?
W przypadku polis ubezpieczeniowych czas przechowywania zależy od długości ich obowiązywania:
- polisę na życie ‒ całe życie,
- polisę OC – 10 lat po zakończeniu okresu obowiązywania, dzięki temu jeśli postanowisz zmienić ubezpieczyciela, to będzie ona dowodem np. na Twoją bezszkodową jazdę,
- polisę mieszkaniową – 3 lata po zakończeniu okresu obowiązywania; choć ubezpieczenie mieszkania jest ważne tylko rok.
Dlaczego akurat tyle? Trzeba mieć po prostu dowód ciągłości opłacania składek, by w razie potrzeby móc faktycznie skorzystać z pomocy w ramach wykupionego i opłacanego ubezpieczenia.
Jak długo przechowywać umowy na usługi?
Umowa to nic innego, jak dokument, który potwierdza, na jakie warunki użytkowania/korzystania się zdecydowałeś i za ile je nabyłeś. Są też w niej zapisy dotyczące warunków rozwiązania umowy czy ewentualnej reklamacji. Dlatego niezależnie od tego, czy jest to umowa zakupu roweru, mieszkania, świadczenia usług telekomunikacyjnych czy zakresu prac, które ma w Twoim domu wykonywać ekipa remontowa, powinna pozostać w Twoim archiwum tak długo, jak długo obowiązuje.
Jak długo przechowywać umowy kredytowe, pożyczkowe, dowody spłaty rat czy potwierdzenie spłaty?
Tu sprawa jest prosta: dopóki nie otrzymasz dokumentu potwierdzającego, że spłaciłeś już swoje zobowiązanie, czy to kredyt, czy pożyczkę, dopóty musisz przechowywać dowody spłaty kolejnych rat i umowy kredytowe. Zaś samo potwierdzenie spłaty musisz trzymać w domowym archiwum aż 10 lat, ponieważ dopiero po tym czasie roszczenia banku lub innej instytucji pozabankowej się przedawniają.
Jak długo przechowywać dowody wpłaty za prąd, gaz, media czy telefon?
Dowody wpłaty za prąd, gaz, media, energię, internet, telewizję powinieneś trzymać 3 lata od dnia w którym zapłaciłeś rachunek. Dlaczego? Ponieważ przez 3 lata wystawca faktury ma prawo poprosić Cię o przedstawienie potwierdzenia zapłaty rachunku.
Jak długo przechowywać paragony i gwarancje?
Paragon nie jest Ci niezbędny do złożenia reklamacji, ale jako dowód zakupu ułatwia skorzystanie z rękojmi, czyli odpowiedzialności sprzedawcy. Jeśli go nie masz, może w inny sposób wykazać kiedy, co i od kogo kupiłeś (potwierdzeniem może być wydruk z karty płatniczej czy e-maile). Okres rękojmi, czyli odpowiedzialności sprzedawcy za wady towaru, trwa z reguły 2 lata, a w przypadku nieruchomości został wydłużony do 5 lat.
Jeśli jednak chcesz skorzystać z gwarancji producenta, to wszystko zależy od tego, jakiej kategorii zakupów dotyczą:
- paragony ze sklepów odzieżowych czy obuwniczych warto przechowywać 2 lata, czyli tyle, ile obowiązuje gwarancja na te produkty,
- paragony za AGD i sprzęt RTV warto przechowywać tak długo, jak obowiązuje gwarancja na nie, jeśli np. 3 lata, to warto je trzymać właśnie tyle,
- dowód zakupu samochodu czy domu tak długo, jak długo są one Twoje.
Jakich dokumentów nie wyrzucać nigdy?
Wyznawcom minimalizmu, może się nie spodobać, ale są takie dokumenty, które powinny zostać z nami na zawsze. Najlepiej na nie po prostu założyć osobną teczką bądź segregator i sukcesywnie uzupełniać je o nowe dokumenty. Jakie?
- Dokumenty, które potwierdzają zdobytą wiedzę, tzn. świadectwo ukończenia szkoły, obronienia dyplomu, zaświadczenia o odbytych szkoleniach, kursach i zdobytych uprawnieniach czy certyfikatach – będą potrzebne w momencie zmiany pracy, dalszego podnoszenia kwalifikacji czy ubiegania się o podwyżkę.
- Dokumenty, które potwierdzają drogę zawodową, tzn. świadectwa pracy, legitymację ubezpieczeniową, druki RMUA, potwierdzenia okresów zatrudnienia i otrzymywanych wynagrodzeń – będą potrzebne do wyliczenia urlopu, lat pracy, w trakcie ubiegania się o emeryturę czy obliczania jej wysokości.
- Dokumenty, które potwierdzają nasz majątek, tzn. akty notarialne kupna lub umowy sprzedaży nieruchomości, umowy darowizny, ubezpieczenia na życie czy umowy majątkowe.
- Akty stanu cywilnego, tzn. metryki urodzenia i chrztu, akty ślubu, orzeczenia o rozwodzie, akty zgonu najbliższych członków rodziny. Choć ich odpis możemy spokojnie otrzymać w urzędzie stanu cywilnego, to niestety wiąże się to z udaniem się do konkretnego USC (np. jeśli urodziłeś się w Gdańsku, ale teraz mieszkasz we Wrocławiu – to niestety po dokument musisz się zgłosić osobiście w USC w Gdańsku), uiszczenie odpowiedniej opłaty, oczekiwaniem na dokument.
Mam nadzieję, że choć trochę pomogłam Ci w uporządkowaniu domowego archiwum. Wiem, że segregowanie papierów, to dla większości nudny obowiązek, ale zapewniam, że użeranie się z urzędami, skarbówką, dostawcami mediów itp. to droga przez mękę… Dlatego lepiej mieć wszystko pod ręką niż ufać, że ktoś będzie pilnował naszych interesów 🙂