Czy ksero/skan dowodu osobistego jest legalny?

Dowód osobisty to podstawowy dokument, za pomocą którego można stwierdzić tożsamość oraz obywatelstwo jego posiadacza. Jak powszechnie wiadomo, dane osobowe należy chronić, bo ich dostanie się w niepowołane ręce może prowadzić do kłopotów. A co w sytuacji, kiedy pracodawca, recepcjonista w hotelu czy pracownik banku prosi nas o podanie dokumentu w celu zrobienia jego kopii? Czy ksero i skan dowodu osobistego są legalne? Sprawdzamy!

Dlaczego podmiot może poprosić Cię o ksero dowodu osobistego?

Niektóre firmy, np. te wypożyczające samochody, sprzęty narciarskie, sprzęty sportowe czy hotele i mniejsze noclegownie, żądają od swoich klientów pozostawienia lub skopiowania dokumentu tożsamości w zamian za wypożyczony sprzęt czy powierzony obiekt. Jest to dla nich rodzaj zabezpieczenia, zastaw w sytuacji, gdybyś uszkodził daną rzecz, nie zwrócił jej lub użył jej niezgodnie z przeznaczeniem. Jest to jednak działanie nielegalne – prawo zdecydowanie zabrania takich praktyk!

Czy musisz wyrazić zgodę na ksero swojego dokumentu?

Jeśli zostaniesz poproszony o zastaw swojego dowodu osobistego, paszportu czy innego dokumentu potwierdzającego Twoją tożsamość, powiedz stanowcze NIE. Dlaczego?

1. Dowód osobisty to najważniejszy dokument potwierdzający Twoją tożsamość i obywatelstwo. Informacje w nim zawarte nie powinny trafić w niepowołane ręce.
2. W dowodzie widoczne jest Twoje imię, nazwisko, numer PESEL, data i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe oraz imiona rodziców, data wydania i ważności dokumentu. Są to dane, które powinny być chronione.
3. Przetwarzanie danych osobowych zawartych w dowodzie osobistym jest uregulowane prawnie.
4. Zatrzymanie cudzego dowodu osobistego może skutkować karą grzywny lub ograniczeniem wolności – jest to więc niezgodne z prawem!

Kto i w jakiej sytuacji może skopiować Twój dowód?

Jedynymi instytucjami, która mają prawo do skopiowania Twojego dokumentu tożsamości, są banki w Polsce. W większości oddziałach banków ksero dowodu to wymóg do złożenia wniosku o kredyt, konto osobiste, kartę kredytową, konto oszczędnościowe czy inny produkt oszczędnościowy.

Podstawą do takich praktyk jest art. 112b Prawa bankowego: Banki mogą przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Pracownik banku może więc skopiować Twój dokument, jeśli jest to niezbędne do wykonania czynności bankowych, natomiast zabronione jest powielanie dowodu osobistego np. w celach marketingowych.

Czy pracodawca może zażądać od Ciebie skanu dowodu osobistego?

Twój pracodawca prosi Cię o ksero dowodu osobistego? Wydaje Ci się, że jest to normalny zabieg, niezbędny do uzupełnienia wszelkich dokumentów związanych z zatrudnieniem. W rzeczywistości jest to jednak naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych. Dlaczego? Otóż wspomniana ustawa reguluje, jakich danych może od Ciebie zażądać pracodawca.

Dane, które są wymagane przez pracodawcę, widnieją w dowodzie osobistym, ale w dokumencie tym są zawarte również inne informacje, których pracodawca nie ma prawa przetwarzać i mieć do nich wglądu. Najlepszą opcją jest więc wypełnienie stosownych oświadczeń przez osobę zatrudnioną. Jeśli jednak pracodawca nie widzi innych rozwiązań na pozyskanie danych niezbędnych do zatrudnienia, to pracownik ma obowiązek zasłonić lub zamazać dane osobowe widniejące w dowodzie tożsamości – te, których nie ma prawa powielać i zdobywać. Należą do nich np. wzrost, płeć czy data wyrobienia oraz wygaśnięcia dokumentu.

Kto nie może kopiować Twojego dowodu osobistego?

Na pewno zdarzyło Ci się, że zostałeś poproszony o pozostawienie swojego dokumentu w zastaw lub został on wzięty w celu skserowania czy zeskanowania w zamian np. za wypożyczenie sprzętu sportowego. Pamiętaj, że takie praktyki są niedozwolone! Nikt nie ma prawa żądać od Ciebie dokumentu potwierdzającego Twoją tożsamość. Z takimi zachowaniami najczęściej spotkasz się w poniższych miejscach i sytuacjach. Bądź ostrożny i powiedz stanowcze NIE!  

• Wypożyczalnie sprzętów
  W zamian za wypożyczenie nart, deski snowboardowej, butów, kijków, kasku, łyżew, kajaka bądź motoroweru firmy bardzo często proszą o pozostawienie w zastaw dokumentu tożsamości.
• Wypożyczalnie pojazdów
  Zarówno w Polsce, jak i zagranicą zdarza nam się wypożyczać auto, motocykl czy nawet rower. O ile rower, i coraz częściej samochód, można wynająć za pomocą aplikacji mobilnej, o tyle z innymi pojazdami lub podczas wypożyczenia na dłuższy okres, pracownik danej firmy będzie zapewne żądał od Ciebie pozostawienia dowodu osobistego lub paszportu.
• Telekomy
  Zawierając umowę z operatorem komórkowym czy internetowym, zostałeś poproszony o dowód tożsamości w celu wykonania ksero dowodu? Zgodnie z przepisami ustawy Prawo telekomunikacyjne, do zawarcia umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych sprzedawca musi od Ciebie pozyskać takie dane, jak: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenie, adres zamieszkania, nr PESEL oraz nr i serię dokumentu tożsamości. Jak dobrze wiemy, w dowodzie osobistym znajduje się więcej danych, niż te wymagane do zakupu danej usługi, dlatego nie musisz się godzić na kserowanie swojego dokumentu.
• Towarzystwa ubezpieczeniowe i firmy finansowe pozabankowe
  Instytucje pozabankowe nie podlegają pod Prawo bankowe, przez co ustawa o możliwości powielania dokumentów w celu uzyskania produktu bankowego ich nie dotyczy. Pracownik nie może więc poprosić Cię o podanie dokumentu tożsamości w celu zeskanowania lub skserowania. Mogą jednak poprosić Cię o dane z dokumentu, ale tylko te niezbędne do zawarcia umowy o dany produkt finansowy czy ubezpieczeniowy.
• Hotele i pensjonaty
  Również w przypadku wynajmu pokoju, mieszkania, apartamentu czy domku  ośrodek lub hotel, w którym się zatrzymałeś, mają prawo uzyskać od Ciebie tylko te dane, które pomogą mu w identyfikacji Twojej osoby. Mogą więc spisać z Twojego dokumentu niezbędne dane – tylko te, które są wymagane do wykonania świadczenia i określone w ustawie o ochronie danych osobowych. Data ważności dokumentu, adres zameldowania, wzrost, płeć czy kolor oczu na pewno nie będą więc konieczne.
• Osoby trzecie
  Co więcej, swoje dokumenty musisz chronić również na co dzień. Pilnuj, by nie wpadły w niepowołane ręce, by nikt nigdzie nie sfotografował Twojego dowodu, nie udostępniaj dokumentów w sieci, nie wysyłaj ich MMS-em, nie pozwól, by ktokolwiek miał do nich wgląd.
  

Jak skorzystać z powyższych usług, nie oddając swojego dowodu w niepowołane ręce?

W większości przypadków zapewne zostaniesz poproszony o pozostawienie w zastaw dowodu lub innego dokumentu tożsamości. Nie masz jednak pewności, że pod Twoją nieobecność Twój dokument nie zostanie zeskanowany lub sfotografowany! Jak więc uniknąć takich sytuacji?

• Po pierwsze, zapytaj, na jakiej podstawie dany podmiot/ usługodawca ma zamiar przetwarzać Twoje dane osobowe zawarte w dokumencie.
• Po drugie, powiedz, że takie działanie jest nielegalne i poproś o zaproponowanie innego rozwiązania.
• Po trzecie, możesz wnioskować o spisanie danych z dowodu, ale tylko tych niezbędnych do wykonania danej usługi, np. wypożyczenia nart.
• Po czwarte, ostatecznym rozwiązaniem może być pozostawienie kaucji w zamian za wypożyczenie danego sprzętu – nie zapomnij jednak pobrać pokwitowania i ustalić warunków zwrotu pozostawionej kwoty.
• Po piąte, jeśli żadna z tych opcji nie będzie dla usługodawcy satysfakcjonująca, a Ty masz obawy o bezpieczeństwo swoich danych osobowych, to po prostu zrezygnuj ze skorzystania z usług danej firmy!

Będąc w Azji, na każdym kroku spotykałam się z żądaniami pozostawienia w zastaw paszportu – a to w zamian za wypożyczenie skutera, łódki, wynajęcia bungalowa, hotelu czy leżaka. Dlatego zawsze jadąc na wakacje, kseruję w domu swój dokument kilkukrotnie i zamazuję markerem dane, które nie powinny nikogo interesować. Zostawiam widoczne swoje imię, nazwisko, adres zamieszkania, datę urodzenia oraz numer dokumentu. Nie zgadzam się np. na wgląd do mojego numeru PESEL, który w Polsce służy do identyfikacji tożsamości. Zastanawia Cię, co odpowiadam na pytanie, dlaczego częściowo zasłoniłam swoje dane? Tłumaczę, że prawo w Polsce zabrania rozpowszechniać tych informacji, dlatego nie zgadzam się na ich przekazywanie.

Dlaczego kserowanie dowodu osobistego jest nielegalne?

Dane osobowe zawarte zarówno w dowodzie osobistym, jak i w paszporcie, prawo jazdy czy legitymacji studenckiej, to informacje, które powinny być chronione. Mogą one paść łupem przestępców i złodziei, którzy posłużą się cudzymi danymi w celu np. wyłudzenia pożyczki czy kredytu lub podczas identyfikacji. Również pozostawianie dokumentu w zastaw jest nielegalne – dowód tożsamości, paszport czy prawo jazdy są wydawane w celach ustalenia tożsamości i mogą zostać zatrzymane tylko przez konkretne instytucje wskazane w aktach prawnych.

Kserowanie dowodu a RODO

Zostawiłeś swoje dane osobowe w wypożyczalni sprzętu, hotelu czy innej firmie? Po zwróceniu sprzętu, zakończeniu obowiązywania danej usługi czy wygaśnięciu umowy zwróć się z żądaniem usunięcia Twoich danych osobowych z bazy danej firmy. Art. 17 RODO głosi, że masz prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”). Osoba mająca w posiadaniu Twoje dane osobowe, musi je niezwłocznie usunąć, jeśli:

• nie są one już potrzebne do celów, w których zostały zebrane,
• cofniesz zgodę na ich przetwarzanie,
• dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem,
• dane osobowe były wykorzystywane niezgodnie z przeznaczeniem.

Jeśli podmiot nie zastosuje się do Twojego żądania, to masz prawo wnieść skargę do prezesa UODO!

Posługiwanie się cudzymi danymi osobowymi

Jeśli Twoje dane osobowe wpadną w niepowołane ręce, mogą zostać wykorzystane w nielegalny sposób. Jest to oczywiście działanie karalne, za które grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności.

Korzystanie z danych zawartych w dowodzie osobistym lub innym dokumencie tożsamości przez osoby nieupoważnione może przynieść następujące skutki:

• zawarcie umowy zakupu przedmiotu na raty (na Twoich barkach będzie spoczywać spłata rat, choć nie ujrzysz na oczy zakupionego produktu),
• zaciągnięcie kredytu lub pożyczki pozabankowej (Twoim obowiązkiem będzie spłata zobowiązania, choć to nie Ty otrzymałeś finansowanie),
• otwarcie produktu finansowego,
• zawarcie umowy z operatorem telekomunikacyjnym (złodziej weźmie zakupiony telefon, a Ty będziesz spłacać należność za sprzęt oraz abonament),
• wynajęcie mieszkania lub innej nieruchomości (w celu rabunku wyposażenia),
• wynajęcie pokoju hotelowego (w celu rabunku wyposażenia),
• założenie fałszywych kont i profili w sieci,
• założenie działalności gospodarczej (wyłudzenie podatku),
• wynajęcie samochodu lub innego pojazdu/ sprzętu w celu jego kradzieży.

Co zrobić w sytuacji utraty dowodu osobistego?

Zadzwoń na infolinię swojego banku i zastrzeż swój dokument tożsamości lub zgłoś jego utratę/ kradzież. Możesz to również zrobić na stronie BIK. Wówczas informacja o zastrzeżeniu lub utracie dokumentu zostanie przekazana do wszystkich banków, instytucji finansowych pozabankowych i firm współpracujących z BIK oraz Poczty Polskiej i firm telekomunikacyjnych. Dzięki temu nie będziesz się musiał martwić, że osoba niepowołana posłuży się Twoimi danymi z dowodu tożsamości i wyłudzi kredyt czy pożyczkę na Twoje dane.

Jak zabezpieczyć się przed wyłudzeniem na Twoje dane osobowe?

Świetną opcją, która ochroni Cię i poinformuje o każdej próbie wyłudzenia kredytu na Twoje dane osobowe, to Alerty BIK. To system stworzony przez Biuro Informacji Kredytowej, który wyśle Ci SMS oraz e-mail, gdy tylko w bazie pojawią się informacje o próbie uzyskania kredytu, pożyczki czy podpisania umowy na Twoje nazwisko.

Aktywuj alert BIK

Banki, firmy pożyczkowe, finansowe, operatorzy komórkowi, internetowi czy dostawcy mediów sprawdzają wiarygodność klientów w Biurze Informacji Kredytowej oraz Biurze Informacji Gospodarczej Infomonitor. O każdym sprawdzeniu Twoich danych przez usługodawcę czy bank w bazach BIK i BIG zostaniesz poinformowany SMS-em oraz e-mailem, dzięki czemu od razu będziesz mógł się dowiedzieć, że ktoś się pod Ciebie podszywa i odpowiednio zareagować. Alerty działają całą dobę i przez cały rok, co pozwala na dostarczenie informacji o każdym podejrzeniu kradzieży danych osobowych.

Roczny abonament otrzymywania Alertów BIK to koszt 24 zł. Jak wnioskować o włączenie tej usługi?

1. Wypełnij odpowiedni formularz BIK.
   Niezbędne będzie podanie danych osobowych, numeru i serii dowodu osobistego oraz numeru PESEL.
2. Dołącz skan lub zdjęcie swojego dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu w celu potwierdzenia tożsamości – tak, to jest legalne 🙂
3. Wykonaj przelew weryfikacyjny na kwotę 1 zł.
4. Odbierz e-mail z linkiem aktywacyjnym.
5. Odbierz SMS z kodem autoryzacyjnym.
   Wpisz kod z wiadomości SMS i ustaw hasło do logowania.
6. Potwierdź zakup Alertów BIK i dokonaj płatności online.

Podsumowując, firmy oraz urzędy mają prawo żądać wglądu do Twojego dokumentu tożsamości w celu uzyskania niezbędnych do danego celu danych, ale nie mają prawa kserować, fotografować czy skanować Twoich dokumentów! Takie prawo mają jedynie banki – i to na określonych zasadach. Jeśli usługodawca lub jakikolwiek podmiot zażąda od Ciebie pozostawienia dokumentu tożsamości w zastaw, możesz powiadomić o tym policję oraz zgłosić dany podmiot do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Czy zdarzyła Ci się kiedyś sytuacja, w której zostałeś poproszony o dowód osobisty w celu jego skserowania? Opowiedz nam o tym w komentarzu!